Encargo de tratamiento de datos

Este documento complementa la Política de privacidad y los Términos de servicio. Aplica a los datos personales de clientes finales / pacientes / usuarios del negocio que el titular de una cuenta de negocio introduce o genera en Citalvo (citas, CRM, recordatorios, reseñas, etc.).

No sustituye un contrato firmado cuando la ley o el sector lo exijan; es la política pública por defecto del servicio SaaS.

• Responsable del tratamiento (negocio usuario): el profesional o empresa que usa Citalvo decide las finalidades respecto de sus clientes (agenda, marketing propio, historia de servicio, etc.) y debe contar con bases legales y avisos de privacidad frente a ellos.
• Encargado del tratamiento (Citalvo): tratamos esos datos solo para prestar el servicio contratado (alojamiento, envío de recordatorios que el negocio configura, backups, soporte técnico, seguridad), según instrucciones documentadas del responsable y estas condiciones.
• Respecto de las cuentas de usuario de la plataforma (email de login, facturación del plan, telemetría de producto), Citalvo actúa como responsable, según la Política de privacidad.

• El negocio solo cargará datos que esté legitimado a tratar y no usará la plataforma para finalidades ilícitas.
• Citalvo no vende listados de clientes de un negocio a terceros con fines publicitarios ajenos.
• El soporte técnico puede acceder a datos del tenant solo cuando sea necesario para resolver un incidente o una solicitud del titular de la cuenta, bajo deber de confidencialidad.

Aplicamos, entre otras, las siguientes medidas razonables de la industria:

• Cifrado en tránsito (HTTPS / TLS).
• Control de acceso por sesión autenticada y roles en el negocio.
• Copias de seguridad y hosting con proveedores profesionales.
• Headers de seguridad y endurecimiento descritos en la operativa del producto.
• No almacenamos números de tarjeta completos; los cobros van por pasarelas.

El sector salud u otros regulados pueden exigir controles adicionales: el módulo correspondiente se ofrece con acompañamiento y sin afirmar certificaciones no obtenidas. Ver también Citalvo para salud.

Podemos recurrir a subencargados para infraestructura, correo, mensajería, pagos y analítica. Categorías habituales:

• Proveedor de hosting / cloud (p. ej. Vercel, VPS, Postgres gestionado) — Infraestructura de la aplicación y base de datos. Región: Según configuración del despliegue (preferencia LATAM / USA).
• Pasarelas de pago (Wompi, Stripe u otras activas) — Cobros de suscripción y, si aplica, de citas. Región: Colombia / internacional según pasarela.
• Proveedor de correo (SMTP / ESP) — Emails transaccionales y, con base legítima, comunicaciones de producto. Región: Según ESP configurado.
• Canales de mensajería (WhatsApp Business API / SMS, si activos) — Recordatorios y notificaciones de citas autorizadas por el negocio. Región: Según proveedor.
• Analítica y ads (GA4, Meta Pixel) — solo con consentimiento — Medición de producto y campañas. Región: EE. UU. / global (Google, Meta).

La lista es orientativa y puede variar según el despliegue y los canales que active el negocio. Ante un cambio material relevante publicaremos actualización en esta página o en privacidad.

Si la infraestructura o un subencargado está fuera de Colombia, el tratamiento se realiza bajo contratos y medidas de seguridad adecuadas, y solo en la medida necesaria para prestar el servicio. El negocio es responsable de informar a sus titulares cuando su propia política lo exija.

Si un cliente final del negocio ejerce derechos (acceso, rectificación, supresión, etc.) y la solicitud nos llega a nosotros, la redirigiremos al negocio responsable o la atenderemos en la medida en que controlamos los datos de cuenta de plataforma. El negocio debe disponer de canales propios frente a sus clientes.

Mientras la cuenta del negocio esté activa, conservamos los datos necesarios para operar la agenda. Tras el cierre de cuenta, dejamos de prestar el servicio y eliminamos o anonimizamos los datos personales del tenant cuando no exista obligación legal o de seguridad de conservarlos (p. ej. logs, disputas, facturación). El negocio puede exportar o solicitar copia de sus datos mientras la cuenta esté activa, según las herramientas del producto y la Política de privacidad.

Ante un incidente que afecte de forma relevante datos personales de un tenant, notificaremos al contacto de la cuenta en un plazo razonable y cooperaremos en la investigación, sin perjuicio de las obligaciones del responsable ante la SIC u otras autoridades.

Consultas sobre este encargo: panel /mi-cuenta.