Encargo de tratamiento de datos

Este documento complementa la Política de privacidad y los Términos de servicio. Aplica a los datos personales de clientes finales / pacientes / usuarios del negocio que el titular de una cuenta de negocio introduce o genera en Citalvo (citas, CRM, recordatorios, reseñas, etc.).

No sustituye un contrato firmado cuando la ley o el sector lo exijan; es la política pública por defecto del servicio SaaS.

• Responsable del tratamiento (negocio usuario): el profesional o empresa que usa Citalvo decide las finalidades respecto de sus clientes (agenda, marketing propio, historia de servicio, etc.) y debe contar con bases legales y avisos de privacidad frente a ellos.
• Encargado del tratamiento (Citalvo): tratamos esos datos solo para prestar el servicio contratado (alojamiento, envío de recordatorios que el negocio configura, backups, soporte técnico, seguridad), según instrucciones documentadas del responsable y estas condiciones.
• Respecto de las cuentas de usuario de la plataforma (email de login, facturación del plan, telemetría de producto), Citalvo actúa como responsable, según la Política de privacidad.

• El negocio solo cargará datos que esté legitimado a tratar y no usará la plataforma para finalidades ilícitas.
• El negocio es responsable de la licitud, calidad y actualización de los datos que introduce, y de responder a titulares (clientes finales) respecto de sus derechos de habeas data sobre esos datos.
• Citalvo no vende listados de clientes de un negocio a terceros con fines publicitarios ajenos.
• El soporte técnico puede acceder a datos del tenant solo cuando sea necesario para resolver un incidente o una solicitud del titular de la cuenta, bajo deber de confidencialidad.
• Ante uso ilícito o incumplimiento grave de instrucciones legales, Citalvo podrá suspender el tratamiento o la cuenta conforme a los Términos de servicio.

Aplicamos, entre otras, las siguientes medidas razonables de la industria:

• Cifrado en tránsito (HTTPS / TLS).
• Control de acceso por sesión autenticada y roles en el negocio.
• Copias de seguridad y hosting con proveedores profesionales.
• Headers de seguridad y endurecimiento descritos en la operativa del producto.
• No almacenamos números de tarjeta completos; los cobros van por pasarelas.

La versión pública actual de Citalvo se orienta a negocios de servicios (belleza, bienestar, freelancers). No se ofrece un módulo de historia clínica ni de administración de atención médica. Si en el futuro se habilita un vertical regulado, se documentarán controles y roles de forma expresa.

Podemos recurrir a subencargados para infraestructura, correo, mensajería, pagos y analítica. Categorías habituales:

• Proveedor de hosting / cloud (p. ej. Vercel, VPS, Postgres gestionado) — Infraestructura de la aplicación y base de datos. Región: Según configuración del despliegue (preferencia LATAM / USA).
• Pasarelas de pago (Wompi, Stripe u otras activas) — Cobros de suscripción y, si aplica, de citas. Región: Colombia / internacional según pasarela.
• Proveedor de correo (SMTP / ESP) — Emails transaccionales y, con base legítima, comunicaciones de producto. Región: Según ESP configurado.
• Canales de mensajería (WhatsApp Business API / SMS, si activos) — Recordatorios y notificaciones de citas autorizadas por el negocio. Región: Según proveedor.
• Analítica y ads (GA4, Meta Pixel) — solo con consentimiento — Medición de producto y campañas. Región: EE. UU. / global (Google, Meta).

La lista es orientativa y puede variar según el despliegue y los canales que active el negocio. Ante un cambio material relevante publicaremos actualización en esta página o en privacidad.

Si la infraestructura o un subencargado está fuera de Colombia, el tratamiento se realiza bajo contratos y medidas de seguridad adecuadas, y solo en la medida necesaria para prestar el servicio. El negocio es responsable de informar a sus titulares cuando su propia política lo exija.

Si un cliente final del negocio ejerce derechos (acceso, rectificación, supresión, etc.) y la solicitud nos llega a nosotros, la redirigiremos al negocio responsable o la atenderemos en la medida en que controlamos los datos de cuenta de plataforma. El negocio debe disponer de canales propios frente a sus clientes.

Mientras la cuenta del negocio esté activa, conservamos los datos necesarios para operar la agenda. Tras el cierre de cuenta, dejamos de prestar el servicio y eliminamos o anonimizamos los datos personales del tenant cuando no exista obligación legal o de seguridad de conservarlos (p. ej. logs, disputas, facturación). El negocio puede exportar o solicitar copia de sus datos mientras la cuenta esté activa, según las herramientas del producto y la Política de privacidad.

Ante un incidente que afecte de forma relevante datos personales de un tenant, notificaremos al contacto de la cuenta en un plazo razonable y cooperaremos en la investigación, sin perjuicio de las obligaciones del responsable ante la SIC u otras autoridades.

Consultas sobre este encargo: admin@bkrline.info.